“Tự phục vụ” không còn là một khái niệm xa lạ trong thế giới hiện đại ngày nay, khái niệm này đã dần khẳng định vị trí của mình khi tạo ra các giá trị mới về mô hình kinh doanh và dịch vụ trên nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hàng không, đặc biệt là Cảng hàng không và sân bay . Self check in kiosk là một hình thức hành khách tự phục vụ và được xem là một giải pháp nổi trội về mặt công nghệ , đánh dấu bước ngoặt trong quá trình cải tiến chất lượng phục vụ tại các sân bay trên thế giới.
Ngày nay, không khó để nhận ra những self-check in kiosk xuất hiện nhiều ở các sân bay quốc tế như John Kenedy, Sydney, Frankfurt, Changi … và gần đây nhất là ở Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất cũng đã xuất hiện những self-check in kiosk đầu tiên, hầu hết các hãng bay nội địa là Vietjet, Jetstars Pacific, Vietnam Airlines, Bamboo Airways đều đã đưa các máy check in trực tuyến vào sử dụng.
Self check-in kiosk được biết đến như máy làm thủ tục tự động được thiết kế các phím chức năng và có kích thước như máy rút tiền ATM mà mọi người đang sử dụng phổ biến trên thị trường . Trước đây, các hãng hàng không thường khuyến cáo hành khách có mặt tại sân bay làm thủ tục ít nhất 120 phút trước giờ bay để làm các thủ tục chuyến bay ,tránh bị nhỡ chuyến . Tuy nhiên , nếu sử dụng self kiosk check in , hành khách không có hành lý ký gửi đi trên các chuyến bay nội địa sẽ dễ dàng Self check-in kiosk được áp dụng đối với hành khách không có hành lý ký gửi đi trên các chuyến bay nội địa sẽ dễ dàng tự lựa chọn chỗ ngồi trong vòng 02 phút và tự in thẻ lên tàu , sau đó đến thẳng cửa kiểm tra soi chiếu an ninh mà không phải xếp hàng ở quầy chờ làm thủ tục check in như thông thường . Với sự rút ngắn thời gian làm thủ tục qua hệ thống self check in kiosk , hành khách không nhất thiết phải lên nhà ga sớm như trước đây nữa.
Về mặt tiện ích có thể nói self-check in là hệ thống dịch vụ đơn giản và dễ dàng cho hành khách sử dụng,có ngôn từ dễ hiểu và hướng dẫn rõ ràng cụ thể.
- Trước tiên hành khách có thể chọn ngôn ngữ phù hợp như Tiếng Việt hoặc tiếng Anh, trên màn hình cảm ứng ,
- Nhập thông tin để tìm kiếm vé, có thể tìm theo 3 trường thông tin là mã code (6 chữ cái), số vé (13 số) hoặc số thẻ thành viên.
- Máy sẽ hiện ra tất cả các thông tin liên quan đến chuyến bay và yêu cầu hành kháchtiếp tục chọn ghế .
- Sau khi hoàn tất các thao tác màn hình máy sẽ một lần nữa hiển thị các thông tin để hành khách xác nhận và bấm kết thúc để để hoàn tất quá trình check in của mình .
- Lúc này máy sẽ tự động in thẻ lên tàu hoàn toàn giống với thẻ được cấp tại quầy check in.
Việc sử dụng hệ thống self-check in kiosk tại nhà ga đã góp phần giảm tải cho nhà ga nội địa và quốc tế vào giờ cao điểm ,bớt áp lực nhân viên tại quầy và nâng cao chất lượng phục vụ.
Theo ý kiến của đa số khách hàng đang sử dụng dịch vụ này tại ga quốc nội sân bay Tân Sơn Nhất thì loại hình phục vụ này khá là mới mẻ,tuy nhiên rất thuận tiện cho khách vì không mất thời gian chờ đợi lâu như tại quầy check in thông thường , hơn thế nữa họ còn có thể chủ động chọn chỗ ngồi cho mình theo ý thích.
Đối với các du khách quốc tế thì họ không còn xa lạ gì với loại hình dịch vụ này, tuy nhiên bên cạnh các hình thức tự check in như web check in và mobile check in đang triển khai thì với các hệ thống self check in kiosk xuất hiện tại Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất được xem là bước tiến mới của ngành hàng không Việt Nam , hướng tới mục tiêu cung cấp cho hành khách đầy đủ các dịch vụ tiện nghi , hiện đại phù hơp với xu thế chung của các sân bay trên thế giới và khu vực .
Vietnam Airlines triển khai dịch vụ tự làm thủ tục hành lý tại quầy kiosk ở sân bay
Để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận tiện và nhanh chóng hơn, từ nay hành khách của VNA có thể tự làm thủ tục hành khách, hành lý tại các quầy kiosk ở sân bay khi khởi hành từ Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang và TP. Hồ Chí Minh.
Đây là lần đầu tiên dịch vụ tự làm thủ tục hành lý tại quầy kiosk được áp dụng ở Việt Nam, giúp hành khách có hành lý ký gửi tiết kiệm thời gian hơn, không phải lên sân bay từ sớm và xếp hàng chờ đợi; đồng thời giúp hạn chế ùn tắc khu vực làm thủ tục tại các sân bay, đặc biệt trong dịp cao điểm Tết Nguyên đán sắp tới.
Theo đó, hành khách sẽ tự cân trọng lượng hành lý tại quầy kiosk, nhập thông tin hành lý vào hệ thống, in thẻ hành lý và đưa hành lý tới quầy tiếp nhận của VNA. Hành lý của khách sẽ được nhận vào băng chuyền sau khi các thông tin trên thẻ lên máy bay và thẻ hành lý được xác nhận trùng khớp với thực tế kiện hành lý.
Hiện nay, hành khách của VNA có thể tự làm thủ tục hành lý tại 43 quầy kiosk trong nhà ga nội địa của sân bay Nội Bài, Đà Nẵng, Cam Ranh và Tân Sơn Nhất. Để hỗ trợ hành khách trong việc hoàn tất các thủ tục cần thiết, VNA đã bố trí nhân viên và biển bảng hướng dẫn tại các quầy kiosk và quầy nhận hành lý.
Hành khách có thể làm thủ tục tại kiosk trong khoảng thời gian từ 24 tiếng đến 60 phút trước giờ khởi hành dự kiến. Nếu không có hành lý ký gửi, hành khách có thể sử dụng thẻ lên máy bay in từ kiosk để đi thẳng đến cửa kiểm tra an ninh và cửa ra máy bay.
Bên cạnh kiosk check-in, hiện nay hành khách của VNA còn có nhiều lựa chọn làm thủ tục tiện lợi khác như làm thủ tục qua website www.vietnamairlines.com hoặc qua ứng dụng di động VNA, gọi điện đến tổng đài 1900 6265, sử dụng dịch vụ làm thủ tục tự động (auto check-in) trên ứng dụng di động hoặc làm thủ tục ngoài sân bay (in-town check-in) tại Hà Nội, Đà Nẵng.
Theo thống kê của VNA, trung bình 50% hành khách của hãng xuất phát từ các sân bay Nội Bài, Đà Nẵng và Tân Sơn Nhất sử dụng các dịch vụ làm thủ tục trực tuyến qua website, ứng dụng di động và kiosk. Con số này thường xuyên đạt trên 60% vào các dịp như lễ, Tết, giúp hành khách tiết kiệm thời gian và giảm ùn tắc tại sân bay trong thời gian cao điểm.